Una herramienta informática para los abogados

Autor: Pedro Saura, publicado en Despacho de Abogados nº 18 /mayo de 1996

La Jefatura de lo Contencioso Laboral de RENFE presentó su recién estrenada reinformatización dentro de un Seminario sobre Workflow que, para directivos y responsables informáticos, se celebró en Madrid a finales de Marzo. El estudio de esta implantación fue, sin duda, lo más destacado del seminario, "pues es difícil encontrar ejemplos reales en los que se den conjuntamente todos los elementos necesarios para asegurar el éxito de éstas iniciativas".Así nos explica las razones del punto de partida para la experiencia, José Luis Sanchidrián, uno de los abogados usuarios del sistema y portavoz de los letrados en el equipo de trabajo compuesto para la búsqueda, selección e implantación del nuevo sistema:

“Desde hace seis años, el departamento jurídico laboral de RENFE, disponía de una base de datos que había sido creada en la oficina administrativa para recoger información sobre los pleitos llevados en la Dirección de Relaciones Laborales. Durante este tiempo se ha alcanzado una cifra muy elevada de juicios, por lo que, el movimiento de los expedientes, el seguimiento de los pleitos, el control de los depósitos y las consignaciones, la búsqueda de los casos similares, etc., cada vez se lleva con mayor esfuerzo”...

Qué es el Workflow

Aunque la traducción literal del término inglés Workflow es el de “flujos de trabajo”, el tema se refiere a los programas que distribuyen y envían la información y las tareas necesarias al ordenador desde donde dichas actividades han de realizarse.

Hace ya algunos años, la eficacia de éstos sistemas se explicaba a través de un sencillo ejemplo secuencial que ilustra la utilidad aportada por la implantación de archivos electrónicos:

A las diez de la mañana se digitaliza un documento en un sucursal bancaria. En éste caso, se trata de la apertura de una nueva cuenta, con digitalización de firma incluida, que inmediatamente puede consultares y, hasta utilizarse, desde cualquier otra sucursal, éste donde éste situada.

Otra variante puede ser la digitalización de una nueva normativa que la asesoría jurídica, desde la central de la entidad, hace conocer de inmediato, por sus implicaciones crediticias, a todos los responsables de las sucursales.

El interés de los programas workflow parte, pues de que sean capaces de generar un trabajo tan simple que pueda ejecutarse de forma automática, aún cuando hablemos de actividades que impliquen una toma de decisiones.

La fiabilidad en el envío de toda la información y sólo la necesaria a cada puesto es así un valor tan importante a la hora de elegir y programar éstos sistemas que, a veces, se confunde con el único punto a tener en cuenta.

Pero la innegable eficacia de estos programas puede irse al traste si no se tiene en cuenta un principio claro que se desprende también del mismo ejemplo, tan gráficamente descrito anteriormente:

Cambiar los procedimientos anteriores

Para ser eficaces, los programas workflow han de cambiar ineludiblemente los procedimientos que se realizaban con anterioridad a su implantación pues, si no se modifican, lo único que conseguirán será añadir procesos innecesarios a los anteriores.

Este es un principio genérico a tener en cuenta a la hora de cualquier informatización pero, en el caso de los programas encargados de distribuir automáticamente tareas, el problema se agudiza. Cuanto más eficaces sean, más cambios introducirán. Dicho de otra forma: después de introducir un programa de Workflow, las personas implicadas habrán de efectuar los trabajos de forma diferente.

Facilidad de implantación y aprendizaje.

Ello obliga a una mentalización. La facilidad de implantación y aprendizaje es, pues, un tema que no hay que despreciar a la hora de elegir programas y configuraciones, y es tan importante como el de su eficacia técnica.

La Dirección de Sistemas de Información de Recursos Humanos de RENFE, tenía ya una configuración informática clara – explica Pedro Asenjo, subdirector de Microinformática de dicha Dirección-. El seguimiento y gestión de la Actividad Jurídico-laboral necesariamente se inserta en un proyecto cuya arquitectura ha de ser potente y estándar. Potente porque esta aplicación es una parte de una informatización más extensa  y compleja de la propia dirección, y estándar porque, por la misma razón anterior, ha de ser ampliable. Estas condiciones nos las viene proporcionando la Red Local en anillo Tokeng Ring y el sistema operativo Novell.

“Teníamos claro también –continúa Asenjo- que los letrados habían de manejar un entorno informático de usuario, por lo que a la potencia y estandarización añadimos como condiciones la facilidad, la riqueza gráfica y el estándar nuevamente. Sin duda Windows es la plataforma que cumplía estos condicionantes. Novell para red, y Windows como usuario, fueron nuestras condiciones de partida. Pero en cuanto al programa específico para la gestión de los trabajos de nuestros letrados, ellos mismos habrían de elegir su aplicación”.

Alfredo Luengo, coordinador del proyecto, aclara

“Decidimos montar una comisión con los implicados. Los letrados sabían el trabajo a realizar, pero el colectivo es variado y no todos habían manejado ordenadores. Por otra parte, ya existía una base de datos, pero en local. Sólo la manejaba el equipo de administración como ayuda a las actividades. Se trataba de informática, pero lo que pretendíamos conseguir en definitiva era gestión integral. Que las actividades jurídicas de la jefatura laboral, pasaran a realizarse informáticamente, y que las informaciones del propio trabajo reviertan en información propia para nuestros seguimientos”.

“Al tiempo – continúa Luengo -, el sistema debería generar informaciones que nos permitieran otro tipo de datos imposibles hasta el momento, como poder reutilizar los argumentos de nuestros propios pleitos, cotejarlos con otra jurisprudencia, hacer valoraciones estadísticas, gestionar eficazmente los pagos y otro sinfín de preguntas que no necesariamente preestablecida. Esto era difícil. Cada parte implicada tenía sus necesidades y sus hábitos de funcionamiento, y creímos que la mejor solución era implicar a todos a los que nos afectara el cambio. Por eso se montó la Comisión.”

Se eligió el programa Siam Jurídico.

Ahora quien interviene es de nuevo José Luis Sanchidrián como portavoz de los letrados:

“La comisión se compuso con representantes del ámbito administrativo, económico e informático, así como un abogado y un coordinador. Lo primero que hicimos fue visitar asesorías jurídicas de otras empresas, y algunos bufetes para conocer los programas que ellos utilizaban y sus comportamientos, pero los volúmenes de trabajo nuestro pasaban, con mucho, de lo que pudimos ver implantado en otros lugares. Después estudiamos los programas jurídicos al uso, y seleccionamos cinco. Nuestros condicionantes de la selección fueron recuperarlos desde discos ópticos y esto significa volúmenes crecientes de almacenamiento.”

“De las cinco ofertas analizadas –sigue Sanchidrián- elegimos el programa Siam Jurídico. Este programa, además de nuestros requerimiento incorpora una utilidad muy importante a la hora de buscar antecedentes similares o idénticos, que consiste en la introducción de definiciones de un asunto a través de numerosos conceptos, permitiendo a la hora de buscar, elegir cualquiera de ellos sin necesidad de respetar el orden de introducción.

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